合理断定与会人员，应根据会议性质，断定与会者的，要害不在于澄清谁有资格参加，而在于澄清谁有必要参加，即澄清下列有关疑问：为了实现目标，会议室管理系统化茧成蝶，不断的打磨产品质量，提升业务能力，最终在市场上拥有一席之地。
（1）与会者与会议所要完成的方针是不是有直接或首要职责；
（2）与会者同会后的行动是不是直接有关；
（3）与会者在中间议题方面是不是具有专门的知识与履历，是不是能有助于议题的深化；
（4）与会者是不是有才能或许有权力构成一项选择；
（5）与会者是不是剩下或许可有可无；
（6）与会者是不是能全身心投入会议；
（7）与会者是不是会阻挠会议整体成效；是不是会造成对别人的心理压力，影响别人说话的质量。
此外，有必要有效地控制与会人数，通常人数越多，与会者的参加晓得越弱，会议的效果越差，甚至有负面效应。所以，有些会议人数多于20人，就应该设法分组讨论或设分会场。最终，对出席会议的人数要有较准确的核算，以便做好其他准备工作。